Auftragsbearbeitung in BC

Erfahren Sie, wie Sie importierte Bestellungen in Business Central bearbeiten.

Nach dem Import werden Shopware-Bestellungen als Verkaufsaufträge in Business Central angelegt und können dort bearbeitet werden.

1. Importierte Aufträge

1.1 Auftrag finden

1

Über Verkauf Verkaufsaufträge Filter auf externe Belegnummer

2

Über Shopware Bestell Übersicht Auftrag öffnen

3

Über die Suche nach der Shopware-Bestellnummer suchen.

1.2 Auftragskarte

Die Auftragskarte enthält:

Allgemein:

Kunden- und Auftragsdaten

Positionen:

Bestellte Artikel

Shopware:

Zusätzliche Shopware-Informationen (Bestellnummer, Status)

2. Auftragsbearbeitung

Positionen prüfen

Öffnen Sie den Auftrag.

Prüfen Sie die Zeilen:

• Artikelnummern korrekt?
• Mengen und Preise stimmen?
• Alle Artikel verfügbar?

Verfügbarkeit

Bei Nichtverfügbarkeit:

• Teillieferung erstellen.
• Liefertermin mit Kunde abstimmen.
• Ggf. Artikel nachbestellen.

Anpassungen

Sie können den Auftrag anpassen:

• Positionen hinzufügen oder entfernen.
• Preise anpassen.
• Rabatte gewähren.

Änderungen am Auftrag werden nicht automatisch zu Shopware zurückgespielt!

3. Lieferung erstellen und Rechnung erstellen

3.1 Warenausgang buchen

1

Verkaufsauftrag öffnen.

2

Wählen Sie eine Form des "Buchen"s aus.

3

Wählen Sie im neu geöffneten Fenster eine der drei Auswahlmöglichkeiten aus. Nur "Liefern" oder nur "Fakturieren" oder "Liefern und fakturieren". Mit "OK" bestätigen.

Rechnung erstellen - Rechnung buchen

Für die Buchung einer Rechnung gehen Sie zunächst genauso vor wie unter "3.1 Warenausgang buchen" beschrieben.

Wählen Sie im letzten Schritt jedoch die Option "Fakturieren" aus und bestätigen Sie den Vorgang anschließend mit "OK".

Rechnung erstellen - Kombiniert buchen

Der unter "3.1 Warenausgang buchen" beschriebene Schritt bildet die Grundlage für den folgenden Vorgang.

Um die Lieferung und die Rechnung in einem Schritt zu erstellen, wählen Sie die Option "Liefern und Fakturieren" aus. Bestätigen Sie den Vorgang anschließend mit "OK".

Die gebuchte Rechnung finden Sie danach unter "Gebuchte Verkaufsrechnungen".

3.2 Tracking-Informationen

Falls Tracking-Nummern vorhanden sind, öffnen Sie zunächst den entsprechenden Auftrag. Navigieren Sie anschließend zu "Zeilen" → "Zeile" → "Artikelverfolgungszeilen", um die Tracking-Informationen einzusehen oder zu ergänzen.

Alternativ können Sie die Paketnummer direkt in das dafür vorgesehene Feld eintragen.

4. Gutschrift erstellen

Bei Retouren oder Reklamationen:

1

Öffnen Sie den gebuchten Auftrag oder die gebuchte Rechnung (diese dürfen noch nicht geschlossen sein).

2

Klicken Sie auf "Korrigieren" und im Dropdown Menü "Korrekturgutschrift erstellen".

3

Passen Sie die Positionen an.

4

Buchen Sie die Gutschrift. Für die Erklärung dieses Schrittes siehe: 3. Lieferung erstellen und Rechnung erstellen.

Tipps für den täglichen Umgang

Tägliche Routinen

• Morgens: Neue Bestellungen importieren.
• Vormittags: Aufträge prüfen und bearbeiten.
• Mittags: Lieferungen vorbereiten.
• Nachmittags: Rechnungen erstellen.
• Abends: Status synchronisieren.

Dokumentation

• Notieren Sie Änderungen im Auftrag.
• Dokumentieren Sie Kundenkommunikation.
• Nutzen Sie das Bemerkungsfeld.

Qualitätskontrolle

• Prüfen Sie Adressen vor dem Versand.
• Kontrollieren Sie Artikelzuordnungen.
• Überwachen Sie offene Posten.