Ersatzartikel-Automatik
Automatisches Ersatzartikel-Handling bei fehlendem Bestand in Verkauf und Umlagerung sowie optionale Shopware-Umschaltung – Einrichtung, Alltag und Fehlerbilder.
Die Ersatzartikel-Automatik verbindet die Standard-Ersatzartikel von Business Central mit dem Shopware 6 API Connector. Ziel: Wenn ein bestellter Artikel am Lagerort nicht (ausreichend) verfügbar ist, wird ein hinterlegter Ersatzartikel vorgeschlagen bzw. angewendet – im Verkauf, optional bei Umlagerungen und bei Bedarf auch im Shop.
Voraussetzung ist eine aktive Shopware-Konfiguration (Aktivieren) und der Schalter Ersatzartikel-Automatik aktivieren. Ohne beide Einstellungen greift die Logik nicht.
Was löst die Automatik?
Shopware-Bestellung wird als Verkaufsauftrag erzeugt
Verfügbarkeit prüfen, Zeile ersetzen oder splitten (wenn konfiguriert)
Verkaufsauftrag wird freigegeben
dieselbe Prüfung optional auch für manuell erfasste Aufträge
Mitarbeiter tippt Artikel/Menge ein
Warnung mit Ersatzvorschlag oder sofortiger Austausch
Umlagerung (z. B. Filial-Bestellportal)
analog zum Verkauf, wenn die Umlagerungs-Schalter aktiv sind
Bestand unter Schwelle (Shop)
Auslaufartikel im Shop anpassen, Ersatzartikel veröffentlichen
So vermeiden Sie leere Lieferversprechen im Shop und halten Aufträge ohne manuelles Suchen nach Alternativen beweglich.
Überblick
Wie wird der „beste“ Ersatzartikel gewählt?
Bei mehreren Einträgen in der BC-Tabelle Ersatzartikel bewertet die Automatik Kandidaten u. a. nach:
Shopware-Priorität (niedriger Wert = bevorzugt)
Kennzeichen Austauschbar (Bonus, wenn gewünscht)
Verfügbarkeit am relevanten Lagerort (volle Deckung der Fehlmenge bevorzugt)
optional gleiche Basiseinheit / Artikelkategorie
optional höchster Bestand, wenn nach Verfügbarkeit sortieren aktiv ist
Über Maximale Ersatzartikel-Stufen kann eine Kette verfolgt werden (A→B→C), falls der direkte Ersatz selbst keinen ausreichenden Bestand hat.
Die Auswahl ist regelbasiert (Stammdaten + Bestand + Konfiguration), nicht über Copilot/KI. Für Marketingtexte oder Rich Content am Artikel nutzen Sie die separaten KI-/Copilot-Funktionen der Stammdatenverwaltung – die ersetzen keine Ersatzartikel-Pflege.
Einrichtung
1. Konfiguration öffnen
Öffnen Sie die Shopware-Konfiguration (z. B. über die Suche oder das Shopware-Menü).
Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.
Öffnen Sie den FastTab Ersatzartikel.
Aktivieren Sie Ersatzartikel-Automatik aktivieren.
2. Belegverarbeitung
Bei Auftragsimport anwenden
Beim Erzeugen des Verkaufsauftrags aus Shopware wird die Verfügbarkeit geprüft und ggf. ausgetauscht/gesplittet.
Bei Freigabe von Verkaufsaufträgen anwenden
Dieselbe Prüfung beim Freigeben manuell erfasster Aufträge.
Prüfen bei Eingabe der Artikelnr.
Bei manueller Artikelerfassung wird geprüft und ggf. gewarnt.
Prüfen bei Mengenänderung
Gleiche Prüfung bei Mengenänderung.
Bei manueller Erfassung warnen
Zeigt eine Bestandswarnung mit Ersatzartikel-Hinweis; der Anwender entscheidet.
Bei manueller Erfassung automatisch austauschen
Tauscht bei manueller Erfassung sofort aus (ohne nur zu warnen).
Auf Umlagerungsaufträge anwenden
Aktiviert die Logik auch für Umlagerungen (z. B. Filial-Bestellportal).
Bei Freigabe von Umlagerungsaufträgen anwenden
Prüfung beim Freigeben der Umlagerung.
Auftragszeilen teilen
Bei Teilbestand bleibt die Originalzeile mit verfügbarer Menge; die Fehlmenge wird als eigene Ersatzzeile ergänzt. Ist die Option aus, wird die komplette Zeile umgestellt.
Verfügbarkeitsbasis
Lagerbestand / abzüglich Reservierungen / abzüglich offener Verkaufsaufträge.
Lagerort für Verfügbarkeit
Fallback-Lagerort, wenn die Zeile keinen Lagerort hat.
Nur austauschbare Ersatzartikel
Nur Einträge mit Kennzeichen Austauschbar.
Gleiche Basiseinheit bevorzugen
Bevorzugt Ersatzartikel mit gleicher Basiseinheit.
Gleiche Artikelkategorie bevorzugen
Bevorzugt dieselbe Artikelkategorie.
Ersatzartikel nach Verfügbarkeit sortieren
Bei mehreren Kandidaten den mit dem höchsten Bestand.
Debitorenfreigabe für Ersatzartikel beachten
Respektiert das Debitorenfeld Ersatzartikel zulassen.
Maximale Ersatzartikel-Stufen
Wie tief eine Ersatzkette verfolgt wird (A→B→C).
Preis des Ersatzartikels
Preisfindung über BC-Preislisten oder Preis der Originalzeile beibehalten.
Mengenstaffel aus Gesamtmenge
Bei Split wird die Staffel aus der ursprünglichen Gesamtmenge berechnet.
Standard-Austauschgrundcode
Optionaler Grundcode auf der Zeile (z. B. NO-STOCK).
Hinweiszeile einfügen
Textzeile für Lieferschein/Rechnung. Platzhalter: %1 Original, %2 Ersatz.
Ersatzartikel-Protokoll schreiben
Schreibt Einträge ins Ersatzartikel-Protokoll.
Empfohlen für den Alltag: Automatik aktiv, Import + Freigabe, Zeilen teilen, manuell warnen (ohne Auto-Austausch), Protokoll an. So bleibt die Kontrolle bei manueller Erfassung über FactBox und Aktion Ersatzartikel prüfen.
3. Shopware-Umschaltung
Die Shop-Umschaltung ist getrennt von der Beleglogik: Sie steuert, was im Shop sichtbar/kaufbar ist, wenn der Auslaufartikel unter die Schwelle fällt.
Automatische Shop-Umschaltung
Steuert, ob bei Unterbestand der Shop umgestellt wird.
Aktion für den Originalartikel
z. B. deaktivieren, als nicht vorrätig kennzeichnen oder nicht mehr als Web-Artikel führen.
Ersatzartikel im Shop veröffentlichen
Ersatzartikel aktiv/webfähig setzen.
Shopware-Kategorien übernehmen
Kategorien des Originals ergänzen.
Verkaufskanäle übernehmen
Dieselben Verkaufskanäle zuweisen.
Web-Einstellungen übernehmen
u. a. Bild-Upload-/Bestandsindikatoren (keine SEO-/Beschreibungstexte).
Artikel sofort hochladen
Sofortiger Upload statt Warten auf den Zeitplan.
Originalartikel parallel abverkaufen
Original bleibt online, solange Restbestand vorhanden ist.
Umschalten bei Bestand kleiner gleich
Schwellenwert für die Umschaltung.
Originalartikel automatisch zurückstellen
Bei wieder vorhandenem Bestand Original erneut veröffentlichen.
Zurückstellen bei Bestand größer gleich
Schwellenwert für die Rückstellung.
Originalartikel auf Verkauf gesperrt setzen
Zusätzlich BC-Verkaufssperre.
Shop nach dem Buchen prüfen
Nach Lieferung/Rechnung Shop-Status prüfen.
Artikel sofort hochladen wirkt auf den angebundenen Shop. Für Tests und Abnahmen zuerst ohne Sofort-Upload arbeiten und die Aktion Shop-Umschaltung jetzt prüfen / Shop-Umschaltung jetzt ausführen bewusst auslösen.
Empfohlene Konfigurationsprofile
Sicher starten
Import + Freigabe an, manuell nur warnen, Split an, Protokoll an, Shop-Switch aus oder ohne Sofort-Upload
Go-Live / Pilot
Volle Automatik Belege
wie oben, zusätzlich Auto-Austausch bei manueller Erfassung
hohe Vertrauensbasis in Stammdaten
Omnichannel inkl. Shop
Belegprofil + Shop-Switch, Parallelverkauf optional, Schwellen bewusst setzen
Auslaufsteuerung im Shop
Stammdaten: Ersatzartikel pflegen
Ohne gepflegte BC-Ersatzartikel kann die Automatik nichts anwenden.
Öffnen Sie die Artikelkarte des Originalartikels (Auslaufartikel).
Menü Artikel → Ersatzartikel.
Erfassen Sie den Ersatzartikel (Standard-BC) und die Shopware-Erweiterungsfelder.
Prüfen Sie den Bestand des Ersatzartikels am relevanten Lagerort (nicht nur den Gesamtbestand).
Bestand Ersatzartikel
Anzeige des Bestands des Ersatzartikels
Shopware Automatik-Umschaltung
Dieser Eintrag darf für die Shop-Umschaltung genutzt werden
Shopware-Daten übernehmen
Kategorien/Kanäle/Web-Einstellungen beim Umschalten übernehmen
Original parallel abverkaufen
Abweichend zur Konfiguration pro Eintrag steuerbar
Shopware Priorität
Reihenfolge (niedriger Wert zuerst)
Shopware Umschaltstatus / umgeschaltet am / letzte Meldung
Status der letzten Umschaltung
Zusätzlich auf der Artikelkarte:
Aktion Ersatzartikel (Shopware) / Shop-Umschaltung prüfen für den Artikel
Ein Ersatz mit Bestand „irgendwo im Unternehmen“, aber 0 am Lagerort der Zeile (z. B. HAUPT), gilt für die Belegautomatik als nicht verfügbar. Immer den Lagerort der Auftragszeile / den Fallback aus der Config mitdenken.
Debitor: Ersatzartikel zulassen
Auf der Debitorenkarte (Shopware-Informationen) gibt es das Feld Ersatzartikel zulassen.
Ist in der Konfiguration Debitorenfreigabe für Ersatzartikel beachten aktiv und der Debitor lässt keine Ersatzartikel zu, unterbleibt der automatische Austausch (mit Hinweis).
Für Tests und Standardkunden das Feld freigeben.
Für B2B-Kunden mit festen Spezifikationen das Feld bewusst gesperrt lassen.
Arbeit am Verkaufsauftrag
Automatisch (Import / Freigabe)
Wenn die jeweiligen Schalter aktiv sind:
Verfügbarkeit des Originals am Lagerort prüfen
passenden Ersatzartikel ermitteln (Priorität, Verfügbarkeit, optional austauschbar/UoM/Kategorie)
Zeile ersetzen oder splitten
Felder setzen, u. a. Originalartikelnummer und Kennzeichen „Austausch angewendet“
optional Hinweiszeile und Protokolleintrag
Bereits ausgetauschte Zeilen (Austausch angewendet = Ja) werden bei erneuter Prüfung übersprungen.
Manuell (Warnung + FactBox)
Artikel mit fehlendem Bestand erfassen
Bei aktiver Warnung erscheint ein Hinweis mit Original-, Bestands- und Ersatzdaten
Rechts in der FactBox Ersatzartikel sehen Sie Vorschlag und Verfügbarkeit
Aktion Ersatzartikel anwenden (FactBox/Zeile) führt Split/Austausch aus
Alternativ am Auftragskopf: Ersatzartikel prüfen für alle geeigneten Zeilen
Sichtbare Zeilenfelder
Originalartikelnr. – vorher bestellter Artikel
Austausch angewendet – Kennzeichen der Automatik
Austauschhinweis / Quelle / Grundcode – je nach Konfiguration und UI
Dieselben Informationen stehen auch auf gebuchten Liefer-/Rechnungszeilen zur Verfügung (TransferFields).
Umlagerungsaufträge
Analog zum Verkauf, wenn aktiviert:
Prüfung bei Freigabe
Aktion Ersatzartikel prüfen am Umlagerungsauftrag
FactBox / Anwenden auf der Zeile
Felder Originalartikel / Substituiert auf der Umlagerungszeile
Nur die Warnung bei Erfassung reicht nicht für den automatischen Austausch: Dafür muss Auf Umlagerungsaufträge anwenden (und ggf. Freigabe) in der Shopware-Konfiguration aktiv sein. Maßgeblich ist der Bestand am Umlag. von-Lagerort.
Shopware-Umschaltung im Betrieb
Auslöser können sein:
Aktion Shop-Umschaltung jetzt prüfen am Ersatzartikel-Eintrag oder Artikel
Aktion Shop-Umschaltung jetzt ausführen in der Shopware-Konfiguration (Menü Ersatzartikel)
automatische Prüfung nach Buchung (wenn konfiguriert)
Unterschreiten / Überschreiten der Schwellenwerte
Typischer Ablauf bei Unterbestand:
Originalartikel gemäß Aktion für den Originalartikel behandeln
Ersatzartikel veröffentlichen und Kanäle/Kategorien übernehmen
optional parallel abverkaufen
Status/Meldung am Ersatzartikel-Eintrag aktualisieren
bei Bestandsrückkehr optional Original zurückstellen
SEO-/Beschreibungstexte werden bewusst nicht 1:1 vom Original übernommen. Produkttexte und ggf. KI-generierte Marketingtexte am Ersatzartikel separat pflegen bzw. prüfen.
Protokoll
Seite Shopware Ersatzartikel-Protokoll enthält u. a.:
Zeitpunkt, Quelle (Import, Freigabe, manuell, Shop-Switch, …)
Original- und Ersatzartikel
bestellte / ausgetauschte / verfügbare Menge
Belegbezug (z. B. Verkaufsauftragsnr.)
Meldung / Protokolltyp (Erfolg, kein Ersatz gefunden, Fehler, …)
Nutzen Sie das Protokoll für Support, Audits und zum Nachvollziehen von Shop-Umschaltungen.
Empfohlener Testablauf
Konfiguration wie oben aktivieren (ohne Sofort-Upload).
Originalartikel mit 0 Bestand am Lagerort, Ersatzartikel mit Bestand und Eintrag in Ersatzartikel.
Debitor mit Ersatzartikel zulassen.
Verkaufsauftrag mit Originalartikel und Menge > 0 anlegen.
Aktion Ersatzartikel prüfen bzw. FactBox → anwenden.
Zeilen (Split/Ersatz), Hinweiszeile und Protokoll kontrollieren.
Optional: Shop-Umschaltung jetzt prüfen/ausführen und Statusfelder prüfen.
Live-Testergebnis (Beispielumgebung)
Stammdaten
Original ohne Bestand → Ersatz mit Bestand am Lagerort HAUPT
Debitor
Ersatzartikel zulassen aktiv
Verkaufsauftrag
Manuelle Warnung; Ersatzartikel prüfen → Zeile auf Ersatzartikel, FactBox: Austausch angewendet = Ja
Hinweiszeile
Textzeile mit Original- und Ersatzartikelnummer
Protokoll
Eintrag „Auftragszeile ausgetauscht“ mit Belegbezug
Umlagerung
Manuelle Warnung mit Ersatzvorschlag; Automatik nur mit Schalter Auf Umlagerungsaufträge anwenden
Beispielmeldungen
Bei fehlendem Bestand erscheint z. B.:
Artikel 1988-S hat am Lagerort HAUPT nur 0 verfügbar (bestellt: 2). Ersatzartikel 1936-S (BERLIN Gästestuhl, gelb) hat 40 verfügbar. Nutzen Sie „Ersatzartikel anwenden“, um die Zeile zu ersetzen oder zu teilen.
Ist die Debitorenfreigabe aktiv und der Debitor sperrt Ersatzartikel:
Debitor 10000 lässt keine Ersatzartikel zu.
Nach erfolgreicher Prüfung/Anwendung:
1 Auftragszeile(n) wurden auf Ersatzartikel umgestellt.
Häufige Fragen (FAQ)
Wird der Kunde in Shopware über den Austausch informiert?
Die Belegautomatik arbeitet in Business Central. Ob und wie der Kunde informiert wird (E-Mail, Hinweis auf dem Beleg), hängt von Ihrer Prozessgestaltung und der Hinweiszeile ab. Die Shop-Umschaltung ändert die Shop-Darstellung, ersetzt aber keine Kundenkommunikation zu bereits abgeschlossenen Bestellungen.
Was passiert mit dem Preis?
Je nach Einstellung bleibt der Preis der Originalzeile erhalten oder es greift die normale BC-Preisfindung für den Ersatzartikel. Mit Mengenstaffel aus Gesamtmenge kann bei Split die Staffel aus der ursprünglichen Gesamtmenge berechnet werden.
Kann ich den Austausch rückgängig machen?
Eine einmal ausgetauschte Zeile wird von der Automatik nicht erneut angefasst. Manuell können Sie die Zeile in BC korrigieren (Artikelnr./Menge). Für den Shop setzen Sie ggf. Umschaltstatus zurück bzw. nutzen die Rückstell-Logik bei wieder vorhandenem Bestand.
Warum greift die Umlagerungsaktion nicht, obwohl die Warnung erscheint?
Die Warnung kommt aus der manuellen Erfassungsprüfung. Der automatische Austausch über Ersatzartikel prüfen benötigt zusätzlich Auf Umlagerungsaufträge anwenden in der Konfiguration.
Ist das eine KI-Funktion?
Nein. Die Ersatzartikel-Automatik ist eine deterministische Regel-Engine auf Basis von BC-Ersatzartikeln, Bestand und Konfiguration. Copilot/KI-Funktionen (z. B. Marketingtext) sind davon unabhängig und ersetzen keine Ersatzartikel-Stammdaten.
Fehlerbilder
Keine Automatik
Konfiguration nicht aktiv oder Ersatzartikel-Automatik aus
FactBox: Automatik nicht aktiviert
Keine passende Config mit Aktivieren + Automatik
Kein Austausch
Kein Ersatzartikel, Bestand Ersatz am Lagerort = 0, Debitor sperrt, nur austauschbar ohne Haken
Falscher Ersatz gewählt
Priorität, Verfügbarkeitssortierung oder Kettenstufe prüfen
Shop ändert sich nicht
Shop-Umschaltung aus, Eintrag ohne Shopware Automatik-Umschaltung, Schwelle nicht erreicht, Sofort-Upload aus und Job noch nicht gelaufen
Unerwünschte Shop-Änderung
Sofort-Upload / Auto-Switch in produktiver Config – Schalter prüfen
Zeile wird nicht erneut geprüft
Kennzeichen Austausch angewendet bereits gesetzt
Siehe auch
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