> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.solutioo.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.solutioo.de/shopware/bestellabwicklung/ersatzartikel.md). # Ersatzartikel-Automatik Die Ersatzartikel-Automatik verbindet die **Standard-Ersatzartikel** von Business Central mit dem Shopware 6 API Connector. Ziel: Wenn ein bestellter Artikel am Lagerort nicht (ausreichend) verfügbar ist, wird ein hinterlegter Ersatzartikel vorgeschlagen bzw. angewendet – im Verkauf, optional bei Umlagerungen und bei Bedarf auch im Shop. {% hint style="info" %} Voraussetzung ist eine **aktive** Shopware-Konfiguration (`Aktivieren`) **und** der Schalter **Ersatzartikel-Automatik aktivieren**. Ohne beide Einstellungen greift die Logik nicht. {% endhint %} ## Was löst die Automatik? | Situation | Was passiert | | ---------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- | | Shopware-Bestellung wird als Verkaufsauftrag erzeugt | Verfügbarkeit prüfen, Zeile ersetzen oder splitten (wenn konfiguriert) | | Verkaufsauftrag wird freigegeben | dieselbe Prüfung optional auch für manuell erfasste Aufträge | | Mitarbeiter tippt Artikel/Menge ein | Warnung mit Ersatzvorschlag **oder** sofortiger Austausch | | Umlagerung (z. B. Filial-Bestellportal) | analog zum Verkauf, wenn die Umlagerungs-Schalter aktiv sind | | Bestand unter Schwelle (Shop) | Auslaufartikel im Shop anpassen, Ersatzartikel veröffentlichen | So vermeiden Sie leere Lieferversprechen im Shop und halten Aufträge ohne manuelles Suchen nach Alternativen beweglich. ## Überblick ```mermaid flowchart TD A[Bestellung / Erfassung / Freigabe] --> B{Bestand Original ausreichend?} B -->|Ja| C[Zeile unverändert] B -->|Nein| D{Ersatzartikel hinterlegt und verfügbar?} D -->|Nein| E[Keine Änderung / Protokoll] D -->|Ja| F{Auftragszeilen teilen?} F -->|Ja| G[Original behält verfügbare Menge
Fehlmenge als Ersatzzeile] F -->|Nein| H[Komplette Zeile auf Ersatzartikel] G --> I[Optional Hinweiszeile + Protokoll] H --> I ``` ### Wie wird der „beste“ Ersatzartikel gewählt? Bei mehreren Einträgen in der BC-Tabelle **Ersatzartikel** bewertet die Automatik Kandidaten u. a. nach: 1. **Shopware-Priorität** (niedriger Wert = bevorzugt) 2. Kennzeichen **Austauschbar** (Bonus, wenn gewünscht) 3. **Verfügbarkeit** am relevanten Lagerort (volle Deckung der Fehlmenge bevorzugt) 4. optional gleiche **Basiseinheit** / **Artikelkategorie** 5. optional höchster Bestand, wenn **nach Verfügbarkeit sortieren** aktiv ist Über **Maximale Ersatzartikel-Stufen** kann eine Kette verfolgt werden (A→B→C), falls der direkte Ersatz selbst keinen ausreichenden Bestand hat. {% hint style="info" %} Die Auswahl ist **regelbasiert** (Stammdaten + Bestand + Konfiguration), nicht über Copilot/KI. Für Marketingtexte oder Rich Content am Artikel nutzen Sie die separaten KI-/Copilot-Funktionen der Stammdatenverwaltung – die ersetzen keine Ersatzartikel-Pflege. {% endhint %} ## Einrichtung ### 1. Konfiguration öffnen {% stepper %} {% step %} Öffnen Sie die **Shopware-Konfiguration** (z. B. über die Suche oder das Shopware-Menü). {% endstep %} {% step %} Wechseln Sie in den **Bearbeitungsmodus**. {% endstep %} {% step %} Öffnen Sie den FastTab **Ersatzartikel**. {% endstep %} {% step %} Aktivieren Sie **Ersatzartikel-Automatik aktivieren**. {% endstep %} {% endstepper %}
Einstellungen Ersatzartikel Belegverarbeitung

FastTab Ersatzartikel – Belegverarbeitung

### 2. Belegverarbeitung | Einstellung | Wirkung | | --------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Bei Auftragsimport anwenden** | Beim Erzeugen des Verkaufsauftrags aus Shopware wird die Verfügbarkeit geprüft und ggf. ausgetauscht/gesplittet. | | **Bei Freigabe von Verkaufsaufträgen anwenden** | Dieselbe Prüfung beim Freigeben manuell erfasster Aufträge. | | **Prüfen bei Eingabe der Artikelnr.** | Bei manueller Artikelerfassung wird geprüft und ggf. gewarnt. | | **Prüfen bei Mengenänderung** | Gleiche Prüfung bei Mengenänderung. | | **Bei manueller Erfassung warnen** | Zeigt eine Bestandswarnung mit Ersatzartikel-Hinweis; der Anwender entscheidet. | | **Bei manueller Erfassung automatisch austauschen** | Tauscht bei manueller Erfassung sofort aus (ohne nur zu warnen). | | **Auf Umlagerungsaufträge anwenden** | Aktiviert die Logik auch für Umlagerungen (z. B. Filial-Bestellportal). | | **Bei Freigabe von Umlagerungsaufträgen anwenden** | Prüfung beim Freigeben der Umlagerung. | | **Auftragszeilen teilen** | Bei Teilbestand bleibt die Originalzeile mit verfügbarer Menge; die Fehlmenge wird als eigene Ersatzzeile ergänzt. Ist die Option aus, wird die komplette Zeile umgestellt. | | **Verfügbarkeitsbasis** | `Lagerbestand` / abzüglich Reservierungen / abzüglich offener Verkaufsaufträge. | | **Lagerort für Verfügbarkeit** | Fallback-Lagerort, wenn die Zeile keinen Lagerort hat. | | **Nur austauschbare Ersatzartikel** | Nur Einträge mit Kennzeichen **Austauschbar**. | | **Gleiche Basiseinheit bevorzugen** | Bevorzugt Ersatzartikel mit gleicher Basiseinheit. | | **Gleiche Artikelkategorie bevorzugen** | Bevorzugt dieselbe Artikelkategorie. | | **Ersatzartikel nach Verfügbarkeit sortieren** | Bei mehreren Kandidaten den mit dem höchsten Bestand. | | **Debitorenfreigabe für Ersatzartikel beachten** | Respektiert das Debitorenfeld **Ersatzartikel zulassen**. | | **Maximale Ersatzartikel-Stufen** | Wie tief eine Ersatzkette verfolgt wird (A→B→C). | | **Preis des Ersatzartikels** | Preisfindung über BC-Preislisten oder Preis der Originalzeile beibehalten. | | **Mengenstaffel aus Gesamtmenge** | Bei Split wird die Staffel aus der ursprünglichen Gesamtmenge berechnet. | | **Standard-Austauschgrundcode** | Optionaler Grundcode auf der Zeile (z. B. `NO-STOCK`). | | **Hinweiszeile einfügen** | Textzeile für Lieferschein/Rechnung. Platzhalter: `%1` Original, `%2` Ersatz. | | **Ersatzartikel-Protokoll schreiben** | Schreibt Einträge ins Ersatzartikel-Protokoll. | {% hint style="warning" %} **Empfohlen für den Alltag:** Automatik aktiv, Import + Freigabe, Zeilen teilen, manuell **warnen** (ohne Auto-Austausch), Protokoll an. So bleibt die Kontrolle bei manueller Erfassung über FactBox und Aktion **Ersatzartikel prüfen**. {% endhint %} ### 3. Shopware-Umschaltung Die Shop-Umschaltung ist **getrennt** von der Beleglogik: Sie steuert, was im Shop sichtbar/kaufbar ist, wenn der Auslaufartikel unter die Schwelle fällt.
Einstellungen Shopware-Umschaltung

FastTab Ersatzartikel – Shopware-Umschaltung und Protokoll

| Einstellung | Wirkung | | ----------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Automatische Shop-Umschaltung** | Steuert, ob bei Unterbestand der Shop umgestellt wird. | | **Aktion für den Originalartikel** | z. B. deaktivieren, als nicht vorrätig kennzeichnen oder nicht mehr als Web-Artikel führen. | | **Ersatzartikel im Shop veröffentlichen** | Ersatzartikel aktiv/webfähig setzen. | | **Shopware-Kategorien übernehmen** | Kategorien des Originals ergänzen. | | **Verkaufskanäle übernehmen** | Dieselben Verkaufskanäle zuweisen. | | **Web-Einstellungen übernehmen** | u. a. Bild-Upload-/Bestandsindikatoren (keine SEO-/Beschreibungstexte). | | **Artikel sofort hochladen** | Sofortiger Upload statt Warten auf den Zeitplan. | | **Originalartikel parallel abverkaufen** | Original bleibt online, solange Restbestand vorhanden ist. | | **Umschalten bei Bestand kleiner gleich** | Schwellenwert für die Umschaltung. | | **Originalartikel automatisch zurückstellen** | Bei wieder vorhandenem Bestand Original erneut veröffentlichen. | | **Zurückstellen bei Bestand größer gleich** | Schwellenwert für die Rückstellung. | | **Originalartikel auf Verkauf gesperrt setzen** | Zusätzlich BC-Verkaufssperre. | | **Shop nach dem Buchen prüfen** | Nach Lieferung/Rechnung Shop-Status prüfen. | {% hint style="danger" %} **Artikel sofort hochladen** wirkt auf den angebundenen Shop. Für Tests und Abnahmen zuerst **ohne** Sofort-Upload arbeiten und die Aktion **Shop-Umschaltung jetzt prüfen** / **Shop-Umschaltung jetzt ausführen** bewusst auslösen. {% endhint %} ### Empfohlene Konfigurationsprofile | Profil | Typische Schalter | Geeignet für | | -------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------- | | **Sicher starten** | Import + Freigabe an, manuell nur warnen, Split an, Protokoll an, Shop-Switch aus oder ohne Sofort-Upload | Go-Live / Pilot | | **Volle Automatik Belege** | wie oben, zusätzlich Auto-Austausch bei manueller Erfassung | hohe Vertrauensbasis in Stammdaten | | **Omnichannel inkl. Shop** | Belegprofil + Shop-Switch, Parallelverkauf optional, Schwellen bewusst setzen | Auslaufsteuerung im Shop | ## Stammdaten: Ersatzartikel pflegen Ohne gepflegte BC-Ersatzartikel kann die Automatik nichts anwenden. {% stepper %} {% step %} Öffnen Sie die **Artikelkarte** des Originalartikels (Auslaufartikel). {% endstep %} {% step %} Menü **Artikel** → **Ersatzartikel**. {% endstep %} {% step %} Erfassen Sie den Ersatzartikel (Standard-BC) und die Shopware-Erweiterungsfelder. {% endstep %} {% step %} Prüfen Sie den **Bestand des Ersatzartikels am relevanten Lagerort** (nicht nur den Gesamtbestand). {% endstep %} {% endstepper %} | Feld | Bedeutung | | -------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------- | | **Bestand Ersatzartikel** | Anzeige des Bestands des Ersatzartikels | | **Shopware Automatik-Umschaltung** | Dieser Eintrag darf für die Shop-Umschaltung genutzt werden | | **Shopware-Daten übernehmen** | Kategorien/Kanäle/Web-Einstellungen beim Umschalten übernehmen | | **Original parallel abverkaufen** | Abweichend zur Konfiguration pro Eintrag steuerbar | | **Shopware Priorität** | Reihenfolge (niedriger Wert zuerst) | | **Shopware Umschaltstatus / umgeschaltet am / letzte Meldung** | Status der letzten Umschaltung |
Ersatzartikel mit Shopware-Feldern

Ersatzartikel-Eintrag mit Shopware-Spalten und Aktion „Shop-Umschaltung jetzt prüfen“

Zusätzlich auf der Artikelkarte: * Aktion **Ersatzartikel (Shopware)** / **Shop-Umschaltung prüfen** für den Artikel {% hint style="warning" %} Ein Ersatz mit Bestand „irgendwo im Unternehmen“, aber **0 am Lagerort der Zeile** (z. B. `HAUPT`), gilt für die Belegautomatik als nicht verfügbar. Immer den Lagerort der Auftragszeile / den Fallback aus der Config mitdenken. {% endhint %} ## Debitor: Ersatzartikel zulassen Auf der Debitorenkarte (Shopware-Informationen) gibt es das Feld **Ersatzartikel zulassen**. * Ist in der Konfiguration **Debitorenfreigabe für Ersatzartikel beachten** aktiv und der Debitor lässt keine Ersatzartikel zu, unterbleibt der automatische Austausch (mit Hinweis). * Für Tests und Standardkunden das Feld freigeben. * Für B2B-Kunden mit festen Spezifikationen das Feld bewusst gesperrt lassen.
Debitor Ersatzartikel zulassen

Debitorenkarte – Shopware-Informationen: Ersatzartikel zulassen

## Arbeit am Verkaufsauftrag ### Automatisch (Import / Freigabe) Wenn die jeweiligen Schalter aktiv sind: 1. Verfügbarkeit des Originals am Lagerort prüfen 2. passenden Ersatzartikel ermitteln (Priorität, Verfügbarkeit, optional austauschbar/UoM/Kategorie) 3. Zeile ersetzen oder splitten 4. Felder setzen, u. a. Originalartikelnummer und Kennzeichen „Austausch angewendet“ 5. optional Hinweiszeile und Protokolleintrag Bereits ausgetauschte Zeilen (`Austausch angewendet` = Ja) werden bei erneuter Prüfung übersprungen. ### Manuell (Warnung + FactBox) 1. Artikel mit fehlendem Bestand erfassen 2. Bei aktiver Warnung erscheint ein Hinweis mit Original-, Bestands- und Ersatzdaten 3. Rechts in der FactBox **Ersatzartikel** sehen Sie Vorschlag und Verfügbarkeit 4. Aktion **Ersatzartikel anwenden** (FactBox/Zeile) führt Split/Austausch aus 5. Alternativ am Auftragskopf: **Ersatzartikel prüfen** für alle geeigneten Zeilen
Meldung Ersatzartikel umgestellt

Meldung nach „Ersatzartikel prüfen“

Auftragszeile nach Austausch

Zeile nach dem Austausch: Ersatzartikel in der Nr., Originalartikelnr. und Kennzeichen in der FactBox

### Sichtbare Zeilenfelder * **Originalartikelnr.** – vorher bestellter Artikel * **Austausch angewendet** – Kennzeichen der Automatik * **Austauschhinweis / Quelle / Grundcode** – je nach Konfiguration und UI Dieselben Informationen stehen auch auf gebuchten Liefer-/Rechnungszeilen zur Verfügung (TransferFields). ## Umlagerungsaufträge Analog zum Verkauf, wenn aktiviert: * Prüfung bei Freigabe * Aktion **Ersatzartikel prüfen** am Umlagerungsauftrag * FactBox / Anwenden auf der Zeile * Felder Originalartikel / Substituiert auf der Umlagerungszeile {% hint style="info" %} Nur die Warnung bei Erfassung reicht nicht für den automatischen Austausch: Dafür muss **Auf Umlagerungsaufträge anwenden** (und ggf. Freigabe) in der Shopware-Konfiguration aktiv sein. Maßgeblich ist der Bestand am **Umlag. von**-Lagerort. {% endhint %} ## Shopware-Umschaltung im Betrieb Auslöser können sein: * Aktion **Shop-Umschaltung jetzt prüfen** am Ersatzartikel-Eintrag oder Artikel * Aktion **Shop-Umschaltung jetzt ausführen** in der Shopware-Konfiguration (Menü Ersatzartikel) * automatische Prüfung nach Buchung (wenn konfiguriert) * Unterschreiten / Überschreiten der Schwellenwerte Typischer Ablauf bei Unterbestand: 1. Originalartikel gemäß **Aktion für den Originalartikel** behandeln 2. Ersatzartikel veröffentlichen und Kanäle/Kategorien übernehmen 3. optional parallel abverkaufen 4. Status/Meldung am Ersatzartikel-Eintrag aktualisieren 5. bei Bestandsrückkehr optional Original zurückstellen {% hint style="warning" %} SEO-/Beschreibungstexte werden bewusst **nicht** 1:1 vom Original übernommen. Produkttexte und ggf. KI-generierte Marketingtexte am Ersatzartikel separat pflegen bzw. prüfen. {% endhint %} ## Protokoll Seite **Shopware Ersatzartikel-Protokoll** enthält u. a.: * Zeitpunkt, Quelle (Import, Freigabe, manuell, Shop-Switch, …) * Original- und Ersatzartikel * bestellte / ausgetauschte / verfügbare Menge * Belegbezug (z. B. Verkaufsauftragsnr.) * Meldung / Protokolltyp (Erfolg, kein Ersatz gefunden, Fehler, …) Nutzen Sie das Protokoll für Support, Audits und zum Nachvollziehen von Shop-Umschaltungen. ## Empfohlener Testablauf 1. Konfiguration wie oben aktivieren (**ohne** Sofort-Upload). 2. Originalartikel mit **0 Bestand** am Lagerort, Ersatzartikel mit Bestand und Eintrag in **Ersatzartikel**. 3. Debitor mit **Ersatzartikel zulassen**. 4. Verkaufsauftrag mit Originalartikel und Menge > 0 anlegen. 5. Aktion **Ersatzartikel prüfen** bzw. FactBox → anwenden. 6. Zeilen (Split/Ersatz), Hinweiszeile und Protokoll kontrollieren. 7. Optional: **Shop-Umschaltung jetzt prüfen/ausführen** und Statusfelder prüfen. ### Live-Testergebnis (Beispielumgebung) | Schritt | Ergebnis | | --------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Stammdaten | Original ohne Bestand → Ersatz mit Bestand am Lagerort HAUPT | | Debitor | **Ersatzartikel zulassen** aktiv | | Verkaufsauftrag | Manuelle Warnung; **Ersatzartikel prüfen** → Zeile auf Ersatzartikel, FactBox: Austausch angewendet = Ja | | Hinweiszeile | Textzeile mit Original- und Ersatzartikelnummer | | Protokoll | Eintrag „Auftragszeile ausgetauscht“ mit Belegbezug | | Umlagerung | Manuelle Warnung mit Ersatzvorschlag; Automatik nur mit Schalter **Auf Umlagerungsaufträge anwenden** | ### Beispielmeldungen Bei fehlendem Bestand erscheint z. B.: > Artikel 1988-S hat am Lagerort HAUPT nur 0 verfügbar (bestellt: 2). Ersatzartikel 1936-S (BERLIN Gästestuhl, gelb) hat 40 verfügbar. Nutzen Sie „Ersatzartikel anwenden“, um die Zeile zu ersetzen oder zu teilen. Ist die Debitorenfreigabe aktiv und der Debitor sperrt Ersatzartikel: > Debitor 10000 lässt keine Ersatzartikel zu. Nach erfolgreicher Prüfung/Anwendung: > 1 Auftragszeile(n) wurden auf Ersatzartikel umgestellt. ## Häufige Fragen (FAQ)
Wird der Kunde in Shopware über den Austausch informiert? Die Belegautomatik arbeitet in Business Central. Ob und wie der Kunde informiert wird (E-Mail, Hinweis auf dem Beleg), hängt von Ihrer Prozessgestaltung und der Hinweiszeile ab. Die Shop-Umschaltung ändert die Shop-Darstellung, ersetzt aber keine Kundenkommunikation zu bereits abgeschlossenen Bestellungen.
Was passiert mit dem Preis? Je nach Einstellung bleibt der Preis der Originalzeile erhalten oder es greift die normale BC-Preisfindung für den Ersatzartikel. Mit **Mengenstaffel aus Gesamtmenge** kann bei Split die Staffel aus der ursprünglichen Gesamtmenge berechnet werden.
Kann ich den Austausch rückgängig machen? Eine einmal ausgetauschte Zeile wird von der Automatik nicht erneut angefasst. Manuell können Sie die Zeile in BC korrigieren (Artikelnr./Menge). Für den Shop setzen Sie ggf. Umschaltstatus zurück bzw. nutzen die Rückstell-Logik bei wieder vorhandenem Bestand.
Warum greift die Umlagerungsaktion nicht, obwohl die Warnung erscheint? Die Warnung kommt aus der manuellen Erfassungsprüfung. Der automatische Austausch über **Ersatzartikel prüfen** benötigt zusätzlich **Auf Umlagerungsaufträge anwenden** in der Konfiguration.
Ist das eine KI-Funktion? Nein. Die Ersatzartikel-Automatik ist eine **deterministische Regel-Engine** auf Basis von BC-Ersatzartikeln, Bestand und Konfiguration. Copilot/KI-Funktionen (z. B. Marketingtext) sind davon unabhängig und ersetzen keine Ersatzartikel-Stammdaten.
## Fehlerbilder | Symptom | Mögliche Ursache | | ---------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Keine Automatik | Konfiguration nicht aktiv oder **Ersatzartikel-Automatik** aus | | FactBox: Automatik nicht aktiviert | Keine passende Config mit `Aktivieren` + Automatik | | Kein Austausch | Kein Ersatzartikel, Bestand Ersatz am Lagerort = 0, Debitor sperrt, nur austauschbar ohne Haken | | Falscher Ersatz gewählt | Priorität, Verfügbarkeitssortierung oder Kettenstufe prüfen | | Shop ändert sich nicht | Shop-Umschaltung aus, Eintrag ohne **Shopware Automatik-Umschaltung**, Schwelle nicht erreicht, Sofort-Upload aus und Job noch nicht gelaufen | | Unerwünschte Shop-Änderung | Sofort-Upload / Auto-Switch in produktiver Config – Schalter prüfen | | Zeile wird nicht erneut geprüft | Kennzeichen **Austausch angewendet** bereits gesetzt | ## Siehe auch * [Auftragsbearbeitung in BC](/shopware/bestellabwicklung/auftragsbearbeitung-in-business-central.md) * [Bestelleingang aus Shopware in BC](/shopware/bestellabwicklung/bestelleingang-aus-shopware-in-bc.md) * [Lagerbestände](/shopware/preis-und-bestandsmanagement/lagerbestande.md) * [KI-Unterstützung (Copilot)](/shopware/stammdatenverwaltung/ki-unterstutzung-copilot.md) --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://docs.solutioo.de/shopware/bestellabwicklung/ersatzartikel.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.