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Mit dem PDF-Dokument-Modul übertragen Sie Verkaufsbelege als PDF direkt in das Shopware-Kundenportal. Die folgenden Fragen beantworten ausführlich, wie Sie das Modul einrichten und nutzen.
Unterstützt werden die gebuchten Verkaufsbelege Rechnung, Gutschrift und Lieferschein. Der Dokumenttyp wird beim Upload automatisch bestimmt (bei einer gebuchten Verkaufsrechnung z. B. „Rechnung“) und die Zuordnung zum Kunden erfolgt über die Kundennummer oder E-Mail-Adresse. Zusätzlich können Sie auch eigene PDF-Anhänge hochladen. Eine Übersicht bietet die Seite Dokumenttypen (Rechnung, Gutschrift, Lieferschein).
Es müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: Erstens muss in Ihrem Shopware-Shop das Plugin solutioo Invoice Documents installiert sein – es stellt die API-Endpunkte und die Kundenportal-Ansicht bereit. Zweitens muss das PDF-Modul in der Business-Central-Konfiguration aktiviert sein. Ohne das Shopware-Plugin funktioniert der PDF-Upload nicht. Details unter Shopware Plugin Installation und in der Übersicht PDF-Dokumente.
Öffnen Sie die Shopware Konfiguration, wechseln Sie in den Editier-Modus und aktivieren Sie im Bereich Shopware Module die Optionen für den Dokumenten-Upload bzw. die PDF-Generierung. Erst danach stehen die Upload-Aktionen auf den Belegen und Karten zur Verfügung. Die genaue Vorgehensweise inklusive Screenshots finden Sie in der Übersicht PDF-Dokumente.
Öffnen Sie die gebuchte Verkaufsrechnung, -gutschrift oder -lieferung und wählen Sie die Aktion PDF zu Shopware hochladen. Das Dokument wird automatisch als PDF generiert und in das Kundenportal übertragen. Alternativ können Sie über „Aktionen → Shopware Dokumente“ eine manuell erstellte PDF hochladen. Details unter Einzelupload von Dokumenten.
Öffnen Sie eine Belegliste (z. B. „Gebuchte Verkaufsrechnungen“), markieren Sie mehrere Belege und wählen Sie Ausgewählte zu Shopware hochladen. Eine Zusammenfassung zeigt anschließend den Upload-Status je Beleg. Details unter Massenupload von Dokumenten.
Ja. Öffnen Sie die Debitorenkarte des Kunden und wählen Sie unter „Aktionen → PDF Dokumente“ die gewünschte Option – etwa alle Rechnungen, Gutschriften oder Lieferscheine dieses Kunden. Anschließend wählen Sie im Auswahlfenster die konkreten Belege. Das ist besonders praktisch, um einem Kunden nachträglich alle Dokumente bereitzustellen. Details unter Massenupload von Dokumenten.
Ja. Ist die PDF-Generierung aktiviert, erzeugt der Connector das PDF zum gebuchten Beleg automatisch und überträgt es an Shopware. In Kombination mit einer Aufgabenwarteschlange lassen sich Dokumente so vollautomatisch nach dem Buchen bereitstellen. Details unter Automatische PDF-Generierung.
Ja. Über die Aktion „Manuelle PDF hochladen“ können Sie eine eigene PDF-Datei von Ihrem Computer auswählen. Sie wird automatisch der zugehörigen Belegnummer zugeordnet und an Shopware übermittelt. Es muss sich um eine gültige PDF-Datei handeln – andere Dateitypen werden nicht akzeptiert. Details unter Einzelupload von Dokumenten.
Die übertragenen Dokumente erscheinen im Shopware-Kundenportal des jeweiligen Kunden und können dort jederzeit heruntergeladen werden. Voraussetzung ist die korrekte Zuordnung über Kundennummer oder E-Mail-Adresse.
Häufige Ursachen sind: der Kunde existiert nicht in Shopware (Kundennummer/E-Mail prüfen), das Berichtslayout für die PDF-Generierung fehlt oder ist fehlerhaft, die API-Verbindung ist unterbrochen oder das PDF-Modul ist nicht aktiviert. Prüfen Sie in solchen Fällen das Aktivitätsprotokoll und die API-Antwort. Eine Fehlertabelle finden Sie auf der Seite Häufige Probleme und Lösungen.
Ja, mit dem entsprechenden Premium-Modul. Der Connector kann Produktdokumente (z. B. Datenblätter oder Handbücher) aus einer SharePoint-Dokumentenbibliothek automatisch nach Shopware übertragen – gesteuert über Ordner-Muster und Dateifilter, mit Microsoft-365-Autorisierung. Details unter SharePoint-Dokumente.
Auf dem gebuchten Beleg steht eine Aktion zur Verfügung, die prüft, ob das Dokument bereits im Shopware-Kundenportal vorhanden ist. So vermeiden Sie doppelte Uploads und erkennen fehlgeschlagene Übertragungen. Details unter Dokumentstatus prüfen.
Für den Upload von PDF-Dokumenten in den Kundenaccount wird das zugehörige Shopware-Plugin benötigt, das die Dokumente entgegennimmt und dem jeweiligen Kunden bzw. der Bestellung zuordnet. Details unter Shopware Plugin Installation.
Unterstützt werden insbesondere Rechnung, Gutschrift und Lieferschein. Diese aus Business Central erzeugten Belege werden dem Kunden im Shopware-Account bereitgestellt. Details unter Dokumenttypen (Rechnung, Gutschrift, Lieferschein).
Ja. Sie können einzelne Dokumente direkt aus dem Beleg heraus hochladen oder einen Massenupload für viele Belege durchführen. Details unter Einzelupload von Dokumenten und Massenupload von Dokumenten.
Ja, der Connector kann Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften automatisch als PDF generieren und in den Shopware-Kundenaccount hochladen. Details unter Automatische PDF-Generierung.
Über den Dokumentstatus sehen Sie, welche Belege erfolgreich übertragen wurden und welche fehlgeschlagen sind, um diese erneut zu verarbeiten. Details unter Dokumentstatus prüfen.
Ja. Dokumente aus SharePoint können über den Connector eingebunden und in den Shopware-Kundenaccount hochgeladen werden. Details unter SharePoint-Dokumente.