Massenupload von Dokumenten

Erfahren Sie, wie Sie mehrere PDF-Dokumente gleichzeitig zu Shopware hochladen.

Für den Upload mehrerer Dokumente stehen verschiedene Methoden zur Verfügung.

1. Upload von der Dokumentenliste

Mehrere Rechnungen / Gutschriften / Lieferscheine hochladen

1

Öffnen Sie... ..."Gebuchte Verkaufsrechnungen" oder ..."Gebuchte Verkaufsrechnungen" oder ..."Gebuchte Verkaufslieferungen".

2

Wählen Sie die... ...gewünschten Rechnungen aus. ...gewünschten Gutschriften aus. ...gewünschten Lieferungen aus.

Strg /Command+Klick für Mehrfachauswahl im geöffneten Fenster "Angehängte Belege".

3

Klicken Sie auf die drei Punkte "..." "Start" "zu Shopware hochladen". Ggf. müssen Sie noch den Dokumenttyp auswählen.

4

Eine Zusammenfassung zeigt den Upload-Status.

2. Upload über die Debitorenkarte

Von der Debitorenkarte aus können Sie alle Dokumente eines bestimmten Kunden hochladen:

1

Öffnen Sie die "Debitorenkarte" des gewünschten Kunden.

2

Navigieren Sie zu "Aktionen" "PDF Dokumente"

3

Wählen Sie die gewünschte Option:

• "Rechnungen zu Shopware": Alle Rechnungen des Kunden
• "Gutschriften zu Shopware": Alle Gutschriften des Kunden
• "Lieferscheine zu Shopware": Alle Lieferscheine des Kunden
• "Anhänge zu Shopware": Dokumentenanhänge des Kunden

4

Im neu geöffneten Fenster wählen Sie das gewünschte Dokument oder die gewünschten Dokumente auswählen und bestätigen mit "OK".

Ein Beispiel für den Upload.

3. Batch-Upload-Report

Für die Verarbeitung großer Datenmengen oder für regelmäßige Uploads steht ein spezieller Report zur Verfügung.

Geben Sie in der Suche „Shopware PDF Dokument Upload“ ein und wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus. Im anschließend geöffneten Fenster können verschiedene Filter konfiguriert werden. Beispielsweise lassen sich folgende Einstellungen anpassen:

• Dokumenttyp: Rechnungen, Gutschriften oder Lieferscheine
• Von Datum / Bis Datum: Zeitraum eingrenzen (Screenshot: "Bericht planen -...")
• Kundenfilter: Bestimmte Kunden auswählen

Klicken Sie auf "OK" um den Upload zu starten.

Der Batch-Upload-Report eignet sich besonders für die initiale Übertragung von historischen Dokumenten oder regelmäßige automatisierte Uploads.

Über „Plan…“ im vorherigen Screenshot gelangen Sie zu dieser Ansicht.

4. Upload-Zusammenfassung

Nach jedem Massenupload wird eine Zusammenfassung angezeigt:

Upload abgeschlossen:
- Erfolgreich: 15
- Fehlerhaft: 2

Bei Fehlern können Sie das Aktivitätsprotokoll prüfen, um die genauen Ursachen zu ermitteln.

5. Automatisierung

Der PDF-Upload kann auch über die Aufgabenwarteschlange automatisiert werden:

1

Erstellen Sie einen neuen Aufgabenwarteschlangenposten.

2

Wählen Sie den Report "PDF Dokument Upload".

3

Konfigurieren Sie den Zeitplan (z.B. täglich um 20:00 Uhr).

4

Aktivieren Sie den Posten.

Bei automatisierten Uploads werden keine Dialogfenster angezeigt. Stellen Sie sicher, dass alle Filter korrekt konfiguriert sind.

Tipps für den täglichen Umgang

Empfohlene Vorgehensweise

1. Testen Sie zuerst: Laden Sie zunächst einzelne Dokumente hoch, um die Konfiguration zu prüfen.
2. Kleine Batches: Beginnen Sie mit kleineren Mengen (10-50 Dokumente).
3. Prüfen Sie die Zuordnung: Stellen Sie sicher, dass die Kundenzuordnung funktioniert.
4. Monitoring: Überwachen Sie das Aktivitätsprotokoll auf Fehler.

Performance-Tipps

• Der Upload erfolgt sequenziell, große Mengen können einige Zeit dauern.
• Vermeiden Sie Uploads während Stoßzeiten.
• Prüfen Sie die Netzwerkverbindung vor größeren Uploads.