Import-Zuordnung
Die Import-Zuordnung im Universal Import dient dazu, Daten aus externen Dateien strukturiert in Business Central zu übernehmen. Sie ermöglicht es, Dateispalten gezielt den entsprechenden Feldern zuzuordnen und wiederkehrende Importe effizient abzuwickeln.
Zur übersichtlichen Darstellung und für einen schnellen Zugriff folgt eine Tabelle, in der die einzelnen Punkte dieses Bereichs der Import-Zuordnung dargestellt werden.
1. Zuordnung erstellen
Eine Zuordnung (Mapping) ist eine wiederverwendbare Vorlage, die festlegt, wie die Daten aus Ihrer Datei den Feldern in Business Central zugeordnet werden. Sie definieren damit einmalig, welche Tabelle importiert wird, welches Dateiformat gilt und wie sich das System beim Import verhalten soll.
1.1 Neue Zuordnung anlegen
Wie gelangen Sie zur "Import-Zuordnungskarte"?
Öffnen Sie über die Business Central-Suche die Seite „Universal Import“. Navigieren Sie im geöffneten Menü zum Bereich „Zuordnungskonfiguration“ und wählen Sie dort den Punkt „Zuordnung“ aus.
Klicken Sie anschließend auf die drei Punkte (… ), um das Kontextmenü zu öffnen, und wählen Sie die Schaltfläche „+ Neu“, um eine neue Zuordnung anzulegen.
Auf der sich öffnenden "Import-Zuordnungskarte" können Sie nun die erforderlichen Stammdaten erfassen. Speichern Sie abschließend den Datensatz.
1.2 Felder auf der Zuordnungskarte
Die wichtigsten Felder im Kopf der Zuordnung:
Name: Aussagekräftiger Name der Zuordnung (z. B. „Artikel aus Lieferanten-Excel“).
Dateityp (Mapping Type): Excel, CSV, XML oder JSON. Er muss zum Format Ihrer Quelldatei passen.
Abhängig vom ausgewählten Dateityp variieren die auf der Import-Zuordnungskarte anzuzeigenden und auszufüllenden Felder.
CSV-Trennzeichen: Trennzeichen für CSV-Dateien (Vorrangig wird das Semikolon verwendet).
Zieltabelle: Geben Sie die BC-Tabelle an, in die importiert werden soll. Über die Tabellenauswahl (…) öffnen Sie die Auswahl der verfügbaren Tabellen. Im Menü „Zieltabelle auswählen“ ist standardmäßig ein Filter gesetzt, der nur die gängigsten Einträge anzeigt. Um alle verfügbaren Zeilen zu sehen, klicken Sie auf „Tabellen-ID“ und wählen im Drop-down-Menü die Option „Filter löschen“. Anschließend können Sie die gewünschte Zieltabelle auswählen.
Zieltabellenname: Die Felder werden automatisch befüllt, abhängig von der ausgewählten Zieltabelle.
Artikelvorlage: Optional; nur bei Import in die Artikel-Tabelle relevant. Legt fest, welche BC-Artikelvorlage für neu angelegte Artikel verwendet wird.
JSON Record Path: Punkt-Pfad zum Datensatz-Array in verschachteltem JSON (z. B.
data.items). Leer lassen, wenn das Wurzelelement bereits das Array ist.Felder validieren: Standardmäßig ist die Option aktiv, so werden Werte automatisch geprüft und andere Felder passend ausgefüllt.
Bei komplizierten Tabellen kann es besser sein, die Option auszuschalten, um Fehler zu vermeiden.
Importaktion:
Wird als Standard verwendet.
Legt neue Datensätze an und aktualisiert bereits vorhandene.
Einsatzbeispiel: Allgemeiner Einsatz: Erstbefüllung und laufende Aktualisierungen aus derselben Datei-Logik.
Erstellt nur neue Datensätze; vorhandene werden nicht überschrieben.
Einsatzbeispiel: Neue Produkte ergänzen, ohne bestehende Stammdaten zu verändern.
Aktualisiert nur bereits vorhandene Datensätze; neue Schlüssel aus der Datei werden nicht angelegt.
Einsatzbeispiel: Preise oder Mengen aktualisieren, ohne versehentlich neue Artikel anzulegen.
Nach dem Anlegen der Zuordnung laden Sie auf der Seite "Universal Import" eine Beispieldatei hoch. So werden die Spalten der Datei erkannt und Sie können die Spaltenzuordnung komfortabel einrichten.
Für den Import und den weiteren Vorgang springen Sie zu Import-Ablauf ab. Die weitere Vorgehensweise wird in dieser Anleitung beschrieben.
2. Spalten zuordnen
Sobald Sie eine Datei auf der Importseite hochgeladen haben, erscheint die "Spaltenzuordnung" mit allen erkannten Spalten aus der Datei. Dort verknüpfen Sie jede Quellspalte mit einem Zielfeld in BC und steuern Reihenfolge sowie Aktivierung.
Funktionen der Zuordnungsliste
Jede Zeile zeigt:
Quellspalte
Zielfeld (BC-Feld)
Statischer Wert
Virtuelle Spalte
aktiv/inaktiv.
Farbliche Kennzeichnung:
grüner Rand = zugeordnet
grau = noch nicht zugeordnet
gelb = virtuelle Spalte
Änderung Zielfeld
Klicken Sie auf die Schaltfläche fürs Zielfeld, um den Feldauswahl-Dialog für die Zieltabelle zu öffnen und sie zu ändern.
Drag-and-Drop:
Ziehen Sie Zeilen per Maus, um die Verarbeitungs-reihenfolge zu ändern. Das ist wichtig, wenn die Validierung von Feld A erst funktioniert, nachdem Feld B gesetzt wurde.
Alle umschalten:
Über das Kontrollkästchen in der Kopfzeile Aktiv schalten Sie alle Spalten auf einmal ein oder aus.
Deaktivierte Spalten werden beim Import übersprungen.
3. Virtuelle Spalten
Eine virtuelle Spalte liefert für jede importierte Zeile denselben, fest vorgegebenen Wert. Sie stammt nicht aus Ihrer Datei, sondern wird in der Zuordnung definiert. Dies ist ideal, wenn in der Datei Informationen fehlen, die für alle Zeilen ohnehin gleich sind.
Klicken Sie auf der Seite Universal Import oder auf der Zuordnungskarte auf "Virtuelle Spalte hinzufügen". Anschließend wählen Sie das Zielfeld und tragen den Wert ein.
Typische Einsatzfälle
Ihre Datei enthält keine Spalte Preislistencode, aber alle Zeilen gehören derselben Preisliste.
Sie möchten für alle importierten Preislistenzeilen dieselbe Quellenart setzen.
Alle Artikel sollen demselben Lieferanten zugeordnet werden.
Virtuelle Spalten sind in der Zuordnungsliste gelb hinterlegt und werden immer vor den spaltenbasierten Werten aus der Datei verarbeitet. Das ist wichtig, wenn andere Felder von diesen Werten abhängen.
4. Kopieren und Wiederverwenden
4.1 Zuordnung kopieren
In der Liste "Zuordnung auswählen" markieren Sie eine Zuordnung und wählen die Aktion "Zuordnung kopieren" (oben rechts (...) im Fenster). Vergeben Sie einen neuen Namen und es entsteht eine vollständige Kopie inklusive aller Einstellungen und Spaltenzuordnungen.
Praxisbeispiel: Sie legen eine Basis-Zuordnung für Ihren Artikelimport an und kopieren sie für leicht abweichende Szenarien (andere Preisliste, anderes Lieferanten-Dateiformat). So sparen Sie Aufwand bei wiederkehrenden, aber nicht identischen Importen.
4.2 Import direkt aus der Liste
Mit "Import starten" springen Sie von der Zuordnungsliste direkt zur Seite "Universal Import"; die gewählte Zuordnung ist dort bereits vorausgewählt. So können Sie ohne Umwege die Datei hochladen und importieren.
4.3 Wiederverwendung mit Schnell Import
Sind Ihre Zuordnungen einmal eingerichtet, eignet sich der "Schnell Import" für regelmäßige Importe: Das System erkennt die passende Zuordnung, indem es die Spaltenüberschriften der Datei mit den gespeicherten Zuordnungen abgleicht.
Tipp für Partner
Beratungspartner (z.B. Lieferanten mit Preislisten) können Zuordnungen einmal professionell aufsetzen und wiederkehrende Importe anschließend an Anwender übergeben. Diese nutzen einfach den Schnell Import ohne jede Zuordnung neu konfigurieren zu müssen.
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