Import-Ablauf
Der Import-Ablauf beschreibt die einzelnen Schritte, die notwendig sind, um Daten erfolgreich in das System zu übertragen. Dabei werden die Daten aus einer Datei eingelesen, geprüft und anschließend in die ausgewählte Zieltabelle übernommen.
Die folgenden Abschnitte führen Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess; von der Auswahl der Datei über die Konfiguration der Zuordnung bis hin zur finalen Durchführung des Imports. So wird sichergestellt, dass die Daten korrekt verarbeitet und vollständig übernommen werden.
1. Standard-Import
Die zentrale Importseite Universal Import erreichen Sie über die Business-Central-Suche.
Dort führen Sie den vollständigen Importablauf aus:
Zuordnung wählen
Datei laden
Spalten prüfen
optional Vorschau anzeigen lassen und importieren.
1.1 Ablauf in Schritten
Zuordnung wählen: Wählen Sie im Dropdown die gewünschte Import-Zuordnung (Vorlage).
Datei hochladen: Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie Ihre Datei. Der Dateityp muss zum Typ der Zuordnung passen (z. B. Excel-Zuordnung → Excel-Datei).
Spaltenzuordnung prüfen: Prüfen und passen Sie die Spaltenzuordnung in der interaktiven Liste an.
Optional Vorschau: Klicken Sie auf Vorschau, um zu sehen, was beim Import passieren würde.
Importieren: Klicken Sie auf Daten importieren, um den Import auszuführen.
Protokoll prüfen: Im Import-Protokoll sehen Sie die Ergebnisse des Laufs.
1.2 FactBox „Importstatistik“
In der Seitenleiste wird die Importstatistik angezeigt:
Details zur Zuordnung
den Dateityp
die Zieltabelle
die Anzahl der Datensätze in der Datei
Zugeordnete Felder
Datum des letzten Import
2. Schnell Import
Schnell Import erkennt die passende Vorlage automatisch: Sie laden eine Datei hoch und das System sucht die zugehörige Import-Zuordnung, indem es die Spaltenüberschriften Ihrer Datei mit den gespeicherten Zuordnungen vergleicht.
2.1 Zwei Nutzungswege
Eigenständige Seite „Schnell Import“ (über die BC-Suche):
Datei wählen automatische Erkennung Bestätigung sofortiger Import
Schaltfläche „Schnell-Import“ auf der Seite Universal Import:
Datei wählen automatische Erkennung Vorlage und Datei werden geladen, Sie können alles noch prüfen, bevor Sie importieren.
2.2 Wie die Zuordnung gefunden wird
Das System vergleicht die Spaltenüberschriften Ihrer Datei mit allen gespeicherten Zuordnungen dieselben Dateityps.
Eine Zuordnung passt, wenn mindestens 50 % ihrer zugeordneten Spalten in der Datei vorkommen.
Erzielt genau eine Zuordnung 100 %, wird sie automatisch ausgewählt.
Passen mehrere Zuordnungen, wählen Sie eine aus einer Liste.
Ohne Treffer werden Sie zum Standard-Import geführt.
2.3 Bestätigungsdialog
Der Dialog zeigt u. a.:
welche Vorlage erkannt wurde;
wie viele der zugeordneten Spalten der Vorlage in der Datei gefunden wurden (z. B. „8 von 10 zugeordneten Spalten gefunden“);
welche zugeordneten Spalten in der Datei fehlen;
welche Spalten in der Datei neu sind (nicht in der Vorlage).
Spalten können zwischen Dateiversionen hinzugefügt, entfernt oder neu sortiert werden. Die Erkennung basiert auf unscharfer Zuordnung nach Spaltennamen, nicht auf fester Position. So bleibt der Abgleich oft stabil auch wenn sich die Datei leicht ändert.
3. Import-Vorschau
Bevor Daten geschrieben werden, können Sie genau prüfen, was passieren würde. Klicken Sie hierfür auf der Importseite auf "Überprüfen" "Importvorschau".
3.1 Übersicht pro Zeile
Für jede Zeile zeigt die Vorschau:
Status mit farbigen Kennzeichnungen:
Einfügen (Insert)
Aktualisieren (Update)
Überspringen (Skip)
Fehler (Error)
den Primärschlüsselwert zur eindeutigen Zuordnung.
Oben im Screenshot sehen Sie Zusammenfassungs-zahlen:
wie viele Einfügungen
Aktualisierungen
Überspringungen
Fehler
3.2 Zeilendetails
Klicken Sie eine Zeile an, um die Detailansicht zu öffnen. Dort erscheinen alle zugeordneten Feldwerte in einer kartenartigen Darstellung:
Feldnamen und Werte
Werte aus virtuellen Spalten als solche gekennzeichnet
Zeilenstatus mit farbigem Badge
Primärschlüssel hervorgehoben
3.3 Weitere Funktionen
Nutzen Sie die Vorschau beim ersten Import mit einer neuen Zuordnung. So erkennen Sie Zuordnungsfehler, bevor sie Ihre Stammdaten verändern.
Die Vorschau nutzt dieselbe Logik wie der echte Import, arbeitet aber nur lesend. Bei sehr großen Dateien kann die Vorschau entsprechend länger dauern.
4. Import-Protokoll
Jeder durchgeführte Import wird automatisch protokolliert. Dies dient der vollständigen Nachvollziehbarkeit der importierten Daten sowie der Unterstützung bei Prüfungen und Kontrollen. Darüber hinaus ermöglicht die Protokollierung eine gezielte Fehleranalyse, sodass mögliche Probleme im Importprozess schnell erkannt und behoben werden können.
4.1 Zwei Zugriffswege
Universal Importseite
Klicken Sie auf der Importseite auf "Übersicht" "Importprotokoll anzeigen" (bzw. den entsprechenden Link in der Erfolgsmeldung nach dem Import).
4.2 Inhalt eines Protokolleintrags
Zeilennummer aus der Quelldatei
Datensatzkennung (z. B. Artikelnummer)
Status: Erfolg, Fehler oder Übersprungen
Aktion: Eingefügt oder Geändert
Detaillierte Meldung (Fehlerdetails, Hinweise zu übersprungenen Feldern)
Zeitstempel
Benutzer, der den Import ausgeführt hat
FactBox Notizen für zusätzlichen Kontext, falls genutzt
4.3 Weitere Funktionen
Exportieren Sie das Protokoll nach Excel nach wichtigen Importen. Besonders in der Einführungsphase, wenn Sie Zuordnungen noch verfeinern. So behalten Sie eine dokumentierte Historie.
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